Durum Analizi: Parçalı ve Entegre Olmayan İş Süreçleri
Büyük ölçekli bir üretim ve dağıtım firması, farklı departmanların çeşitli yazılımlar kullanması nedeniyle süreçlerini yönetmekte zorluk yaşıyordu. Firma, finans, satış, lojistik, envanter ve müşteri ilişkileri süreçlerini yönetmek için bağımsız sistemler kullanıyordu. Bu durum şu sorunları ortaya çıkarıyordu:
- Zaman Kaybı: Departmanlar arası veri aktarımı manuel olarak yapılıyor, süreçlerin tamamlanması uzun sürüyordu.
- Hatalı Veri: Sistemler arasında bağlantı olmadığından, raporlar ve analizler hatalı veya eksik bilgilerle oluşturuluyordu.
- Yüksek Maliyet: Ayrı sistemlerin bakım ve yönetimi, IT bütçesini artırıyordu.
- Verimsiz Raporlama: İş zekası araçlarının eksikliği nedeniyle karar alma süreçleri yavaş ve hatalıydı.
- Şeffaflık Eksikliği: Operasyonel süreçlerin anlık olarak izlenememesi, gecikmelere ve müşteri memnuniyetsizliğine neden oluyordu.
Departmanlar arası iletişimde artış
Farklı sistemlerin bakım ve lisanslama maliyetleri azaldı
Teslimat süreleri azaldı
Gerçek zamanlı veri akışı ile operasyonel süreçlerin şeffaflığı artış gösterdi
Çözüm Süreci: Tek Platform Entegrasyonu ile Dijitalleşme
Firma ile yapılan detaylı analiz ve gereksinim çalışmaları sonucunda, operasyonel süreçlerini modernize etmek için merkezi bir platform çözümü uygulandı. Bu süreçte gerçekleştirilen adımlar şunlardı:
Merkezi ERP Sistemi Seçimi:
Firmanın tüm operasyonlarını tek bir platformda yönetmesini sağlayacak bir ERP çözümü seçildi.Tüm Departmanlar Arası Entegrasyon:
Satış, finans, üretim, envanter, lojistik ve müşteri ilişkileri süreçleri merkezi ERP sistemi ile entegre edildi.Gerçek Zamanlı Veri Akışı:
Departmanlar arasında veri paylaşımını hızlandıran bir entegrasyon altyapısı kurularak manuel veri girişine ihtiyaç ortadan kaldırıldı.Raporlama ve İş Zekası Araçları:
Yönetim ekibinin hızlı ve doğru kararlar alabilmesi için özelleştirilmiş raporlama modülleri ve görselleştirme panelleri oluşturuldu.Kargo ve Lojistik Entegrasyonu:
Dağıtım süreçlerini hızlandırmak için kargo firmalarıyla sistem entegrasyonu sağlandı.Kullanıcı Eğitimleri ve Geçiş Süreci:
Çalışanların yeni sisteme hızlı adapte olması için kapsamlı eğitimler düzenlendi ve geçiş süreci sorunsuz bir şekilde yönetildi.Uyumluluk ve Güvenlik Güncellemeleri:
Yasal düzenlemelere uygun finans ve veri güvenliği modülleri entegre edildi.
Sonuçlar: Operasyonel Verimlilikte Çarpıcı Gelişmeler
Tek platform entegrasyonu ile firmanın iş süreçlerinde önemli kazanımlar elde edildi:
- Zaman Tasarrufu: Departmanlar arası veri paylaşımı ve raporlama süreçlerinde %60 hızlanma sağlandı.
- Hata Oranında Azalma: Veri girişinden kaynaklanan hatalar %85 oranında azaldı.
- Maliyet Tasarrufu: Farklı sistemlerin bakım ve lisanslama maliyetleri %40 oranında düşürüldü, yıllık yaklaşık 1.2 milyon TL tasarruf sağlandı.
- Verimlilik Artışı: Üretim ve lojistik süreçlerinin entegrasyonu sayesinde teslimat süreleri %30 kısaltıldı.
- Şeffaflık ve İzlenebilirlik: Gerçek zamanlı veri akışı sayesinde operasyonel süreçlerin şeffaflığı %100’e ulaştı.
- Müşteri Memnuniyeti: Daha hızlı teslimat ve eksiksiz hizmet ile müşteri memnuniyeti %25 arttı.
Yapılan İşlemler
- ERP seçimi ve uygulama entegrasyonu
- Gerçek zamanlı veri akışı altyapısı
- Özelleştirilmiş raporlama ve iş zekası araçları
- Lojistik ve kargo süreç entegrasyonu
- Çalışanlara yönelik eğitim ve adaptasyon desteği
- Finans ve uyumluluk modülü entegrasyonu
