Durum Analizi: Dağınık ve Yavaş Tedarikçi Yönetimi
Büyük ölçekli bir üretim firması, tedarikçi yönetimi ve PPAP (Production Part Approval Process) süreçlerinde manuel takip yöntemleri kullanıyordu. Farklı departmanların ayrı sistemler ve e-postalar üzerinden çalışması, süreçlerin yavaşlamasına ve hatalara yol açıyordu. Öne çıkan sorunlar şunlardı:
- Zaman Kaybı: PPAP belgelerinin onaylanma süreci haftalar alıyor, bu durum üretim planlamasını geciktiriyordu.
- Hatalar ve Uyum Eksikliği: Farklı formatlarda ve eksik gelen belgeler, onay süreçlerini yavaşlatıyor ve kalite standartlarının ihlaline neden oluyordu.
- Şeffaflık Eksikliği: Tedarikçiler ve firma arasında bilgi akışı kopuklukları yaşanıyor, süreçlerin takip edilmesi zorlaşıyordu.
- Maliyetli İş Gücü: Süreçlerin manuel yönetimi için geniş bir ekip gerekiyordu.
Onay süresi azaldı
Hatalı belge oranı azaldı
Departmanlar arası bilgi akışı hızlandı
Tedarikçi uyum oranında artış
Çözüm Süreci: PPAP Portalı ile Dijitalleşme
-
Firma ile yapılan detaylı analiz ve gereksinim değerlendirmesi sonucunda, PPAP süreçlerini hızlandırmak ve verimliliği artırmak amacıyla bir PPAP Tedarikçi Yönetimi Portalı geliştirildi. Çözüm sürecindeki adımlar şunlardı:
-
Merkezi Portal Geliştirme: Tüm tedarikçilerin belgelerini yükleyebileceği ve süreci takip edebileceği kullanıcı dostu bir portal tasarlandı.
-
Otomatik Format Kontrolü: Yüklenen belgelerin eksiksiz ve doğru formatta olup olmadığını kontrol eden bir otomasyon sistemi kuruldu.
-
Onay Süreci Otomasyonu: Belgelerin ilgili ekipler arasında otomatik olarak yönlendirilmesini sağlayan bir iş akışı tasarlandı.
-
Canlı Takip ve Bildirimler: Tedarikçiler ve firma için belge durumu, eksiklikler ve onay süreçleri hakkında anlık bildirim mekanizması geliştirildi.
-
Uyumluluk ve Raporlama Modülleri: PPAP belgeleri için kalite standartlarına uyumluluğu analiz eden ve raporlayan bir modül entegre edildi.
-
Tedarikçi Performans Analizi: Portal, her tedarikçinin süreçlere uyum süresini ve teslimat performansını analiz ederek şeffaflık sağladı.
-
ERP ve Üretim Sistemleri Entegrasyonu: Portal, firmanın mevcut ERP ve üretim planlama sistemleriyle entegre edilerek kesintisiz bir bilgi akışı sağladı.
-
Sonuçlar: Tedarikçi Yönetiminde Dönüşüm
-
Portalın devreye alınmasıyla firmanın iş süreçlerinde önemli iyileşmeler sağlandı:
- Zaman Kazancı: PPAP süreçleri için gereken süre %60 azaldı. Önceden ortalama 2 hafta süren onay süreçleri artık 5 gün içinde tamamlanıyor.
- Hata Oranında Azalma: Otomatik format kontrolü sayesinde eksik veya hatalı belge oranı %80 azaldı.
- Personel Maliyetinde Tasarruf: Tedarikçi yönetim ekibindeki iş yükü azaldı, yıllık 450 bin TL tasarruf sağlandı.
- Verimlilik Artışı: Belgelerin onay süreçlerinde departmanlar arası bilgi akışı %70 hızlandı.
- Tedarikçi Performansı: Portal sayesinde tedarikçilerin uyumluluk oranı %25 artış gösterdi.
- Şeffaflık: Süreçlerin canlı olarak takip edilebilir hale gelmesi, tedarikçilerle iletişimde güveni artırdı.
- Üretim Planlaması: PPAP onay süreçlerinin hızlanması, üretim planlarının zamanında yapılmasını ve gecikmelerin önlenmesini sağladı.
Yapılan İşlemler
- Otomatik belge format kontrolü geliştirme
- İş akışı otomasyonu ve süreç takibi
- Canlı bildirim ve uyarı mekanizması
- Uyumluluk analizi ve raporlama entegrasyonu
- ERP sistemleri ile tam entegrasyon
- Tedarikçi performansı analiz modülü oluşturma
