Durum Analizi: Sipariş Süreçlerinde Karşılaşılan Sorunlar
Dünya çapında faaliyet gösteren bir içecek markasının distribütörleri, siparişlerini e-posta yoluyla iletmekteydi. Şirketin ilgili biriminde çalışan üç personel, bu siparişleri manuel olarak e-postalardan okuyarak SAP sistemine giriyordu. Süreçteki tamamen manuel yapı, şu sorunları beraberinde getiriyordu:
- Zaman Kaybı: Siparişlerin manuel işlenmesi uzun süre alıyor, her sipariş için ortalama 15-20 dakika harcanıyordu.
- Hata Riski: İnsan kaynaklı veri giriş hataları sıkça yaşanıyordu.
- Yüksek Personel Maliyeti: Sürecin sürdürülebilmesi için üç tam zamanlı çalışanın istihdam edilmesi gerekiyordu.
Bu operasyonel sorunlar, şirketin büyümesini engelliyor ve müşteri memnuniyetini olumsuz etkiliyordu.
Günlük gelen sipariş maili sayısı
Günlük dedike personel sayısı
Günlük kayıp iş saati süresi
Kullanılan uygulama sayısı
Çözüm Süreci: Dijitalleşme ve Otomasyon
Yazılım Koçu ile yapılan analiz ve toplantılar sonucunda sipariş süreçlerini yeniden tasarladık. Bu dönüşüm kapsamında şu adımlar uygulandı:
Merkezi E-Posta Sistemi: Tüm distribütör siparişlerinin tek bir e-posta adresine yönlendirilmesi sağlandı. Bu sayede tüm siparişler merkezi bir noktadan takip edilebilir hale geldi.
Yapay Zeka ile Sipariş Analizi: Geliştirilen yapay zeka destekli bir otomasyon yazılımı, gelen e-postaları analiz ederek şu bilgileri otomatik olarak çıkardı:
- Siparişi gönderen distribütörün kimliği,
- Sipariş edilen ürün türleri ve miktarları,
- Sipariş tarihi ve saati.
JSON Formatında Veri Dönüşümü ve SAP Entegrasyonu: Yapay zeka ile işlenen sipariş verileri, SAP sistemine uyumlu JSON formatına dönüştürüldü. Bu veri doğrudan SAP’ye aktarılarak süreç otomatik hale getirildi.
Hata Yönetimi ve Takip Mekanizması: Eksik veya hatalı sipariş bilgisi tespit edilmesi durumunda, sistem tarafından otomatik olarak bildirim oluşturuldu ve süreç kesintisiz bir şekilde devam etti.
Sonuçlar: Verimlilik ve Maliyet Avantajı
Uygulanan otomasyon çözümleri sonucunda şirketin sipariş süreçlerinde gözle görülür iyileşmeler sağlandı:
- Zaman Kazancı: Siparişlerin manuel işlenmesi ortadan kalktı; işlemler saniyeler içinde tamamlanır hale geldi.
- Hata Oranında Azalma: Manuel veri girişinden kaynaklanan hatalar neredeyse sıfıra indirildi.
- Personel Maliyetinde Tasarruf: Üç tam zamanlı çalışanın iş yükü ortadan kaldırılarak önemli ölçüde maliyet tasarrufu sağlandı.
- Operasyonel Verimlilik: SAP entegrasyonu ile sipariş yönetimi hızlı ve düzenli bir şekilde gerçekleştirildi.
- Müşteri Memnuniyeti: Daha hızlı ve hatasız sipariş işlemleri, distribütörlerin memnuniyetini artırdı.
Yapılan İşlemler
- Yapay zeka ile veri analizi
- Merkezi e-posta yönetim sistemi
- Hata yönetimi ve bildirim sistemi
- SAP ile sorunsuz entegrasyon
- Otomatik JSON formatlı veri aktarımı
